日前，審計署駐沈陽特派辦在審計項目中巧用文件目錄管理小軟件，解決了數據采集的集中管理問題，大大提高了工作效率，取得良好效果。
當前，在大的審計項目組織與實施過程中，涉及單位多、信息系統復雜、數據量大，需要同時對多家被審計單位的多年數據進行采集，因此，必須對所采集的數據進行分類分層次管理，了解各類型數據的文件類型，修改時間，以及容量大小，以利于全面掌握數據采集的總體情況。只有做好數據收集的基礎管理工作，才能完成確保順利完成數據匯總與分析工作。該辦審計人員利用一款文件目錄管理小軟件，解決了上述管理中的大問題。
一是提高效率。在實際工作中，為做好對采集來的數據進行管理的工作，需要使相應數據的目錄級次以計算機資源管理器的形式存入表格或文檔，以備隨時查閱。審計人員最初采取利用EXCEL表格手工錄入的方式進行整理，根據數據所在的文件夾級次，分別輸入事項和名稱。但是，由于數據量過大，需要耗費大量時間和精力。采用該軟件之后，僅用五分鐘時間，便完成了近兩萬條數據的目錄級次梳理，大大提升了工作效率。
二是便于管理。把審計項目涉及的數據做成目錄形式的目的，就是為了更好地進行數據管理工作，查找相關單位是否報送審計數據，或報送了不符合數據采集需要的審計數據。在使用該軟件之后，所有數據文件夾下的數據名稱、層次、類型、時間等，盡收眼底，審計人員可根據這些目錄在被審計單位提交數據是否完整方面進行總體管理。并可根據需要折疊和展開文件夾，也可清空目錄，收集管理其他的審計數據。
三是提升質量。對于審計數據量過于龐大的審計項目，如果單純依靠管理人員手工錄入，不僅耗時，而且由于數據縱向級次多，橫向范圍廣，很容易產生錄入失誤，且不易檢測出來，影響數據管理的精確性。采用該軟件之后，可以做到精準無誤，大大提升了工作質量。
四是激勵創新。審計人員經過反復實踐和改良，將數據管理結果全選，拷貝到新建的EXCEL表中，實現了管理結果形成備查文檔的功能。結果可以實現高效、精確、及時的數據管理，讓大量的數據成為層次清晰、一目了然的目錄，方便審計人員對海量數據進行管理，也為日后開展數據匯總分析工作打下良好的基礎。采用該軟件，可以化繁為簡，使看似不可為的管理任務變得簡單易行。越是復雜的、大量的數據清理工作，越能體現出信息化條件下信息技術的優勢。（王翠霞 張匯）
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