近年來，江蘇省南京市審計局不斷加大檔案信息化建設力度，不斷提高審計檔案管理水平。去年底，該局在創建江蘇省5A級數字檔案室的過程中，按照國家檔案局發布的行業標準和要求，成功開發電子檔案封裝系統。該系統對室藏文書、審計、照片、實物等電子檔案進行標準格式封裝，并嵌入CA認證機制，保證了電子檔案的“三性”，即真實性、完整性、有效性，滿足電子檔案實現文件交換、長期保存和利用的相關要求。
集OA系統數據，保證電子檔案信息真實完整。在電子文件管理過程中，需要維護電子文件元數據與數據的可靠聯系。電子檔案封裝系統通過訪問OA系統數據，實現文書類電子文件在公文流轉及存檔過程中的信息（元數據）收集，包括文書電子文件在OA公文流轉過程中形成的流轉步驟信息、操作人員信息、時間信息、審核意見信息、公文歷次修改痕跡版本等元數據，涵蓋了電子文件從擬稿、審稿、核稿、簽發、登記、打印、歸檔等一系列真實的形成過程。同時，該系統通過封裝的方法，按照規定的封裝格式和要求，將收集到的原本分散存在的各種元數據信息，與檔案電子文件打包在一起，最終形成完整的電子檔案進行長期保存。
嵌入CA認證機制，保證電子檔案真實可靠。為保證電子檔案在交換、保存、利用過程中不被隨意篡改，南京市審計局在電子檔案封裝系統中引入了CA認證機制。該系統利用南京市政府CA認證中心資源，只有使用指定檔案管理員的CA認證key，才能進行有效封裝，封裝的檔案真實性才被認可，這也是將來檔案進館時通過檔案館驗證的必要條件。
開發檔案閱讀器融入OA，實現電子檔案的有效利用。封裝后的電子檔案具有專門的檔案閱讀器，在OA中只需雙擊電子檔案文件，即可自動打開閱讀器查看電子檔案所有內容、信息，如檔案編碼、題名、形成機構、責任者、電子文件類型、原文（含形成過程歷次版本及修改痕跡）。檔案目錄信息（包括室編檔號、主題詞、題名、件號、密級、擬稿人、保管期限、歸檔年度、成文日期、文號等）、業務行為信息（包括文件擬稿、審稿、核稿、簽發、發文登記、打印、歸檔入庫等行為的參與人員、時間、行為描述等信息）、數字簽名信息、封包結構信息等內容也一目了然。
南京市審計局開發的電子檔案封裝系統操作簡便，界面簡潔，支持批量封裝和個別文件封裝，檔案管理人員只需按照提示選擇檔案門類、歸檔年度，即可自動采集檔案文件元數據，進行批量或個別封裝打包操作，生成封裝文件自動保存在指定文件目錄下。生成的檔案封裝文件以標準XML格式存在，可以直接移交進館，并能被檔案館自動識別和閱讀。（劉鳳翔）
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