近日，江蘇省南京市審計局數字檔案管理系統入選“2017年智慧江蘇審計信息化應用示范工程”，評審專家組一致認為，該系統創新性、引導性和代表性較強，應用成效顯著，用戶體驗良好，對全省檔案信息化建設具有較強的示范帶動作用。這也是該局成功創建首批“全國示范數字檔案室”之后，數字檔案建設取得的又一成績。
多年來，該局堅持將審計信息化建設作為推動審計事業高質量發展的重要支撐，圍繞提高數字檔案“附加值”，依托審計署“OA一拖N”系統，開展技術攻關，有效提高了審計檔案工作科學化、規范化、現代化管理水平，數字檔案為審計工作服務的功能進一步增強。
一是建設標準高。系統建設以《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》為指導，以國家標準《電子文件管理系統通用功能要求》、檔案行業標準《基于XML的電子文件封裝規范》等為準繩，以“金審工程”三期《電子文件管理子系統》規劃為參考，立足審計工作及檔案管理實際需要，推進信息技術與檔案工作深度融合，規范業務流程，保障檔案安全，提升電子檔案管理應用水平和效率。
二是創新成果多。實現審計類電子文件在線歸檔。審計項目、審計公文、審計現場數據包等，與審計案卷目錄、卷內文件目錄關聯掛接，業務電子文件及元數據與紙質檔案數字副本同時歸檔。實現審計檔案元數據封裝。采用“點面結合”的表達方式設計和編制了《審計類電子文件元數據方案》，開發檔案元數據封裝工具，將審計項目“面”上的元數據，以及審計業務文書等“點”上的元數據一并進行封裝，保障了審計電子檔案的真實性、完整性、有效性。實現檔案利用技術手段多樣性。采用搜索引擎技術，準確定位檔案資源，選擇文本智能高亮提示，方便審計人員跨門類檢索檔案全文；通過文件格式轉換技術，將正文轉換為Flash格式進行原文展現，在檔案借閱過程中避免重要檔案文件被下載到本地終端；利用WEB編輯器技術開發多媒體編研模塊，實現智能編研，增加了檔案利用的靈活性和便捷性。
三是應用成效好。數字檔案資源更加豐富。將文書、審計、照片、音頻、視頻、會計、基建、實物等檔案目錄全部數字化，擁有文件級目錄數據庫8.62萬條，全文數據庫6343卷（案卷級）、12498件（文件級），全文數字化圖像經OCR識別，形成了全文索引庫。數字檔案利用更加便捷。全文檢索功能可以跨檔案門類進行搜索，44種編研成果可供審計人員查閱；網上借閱可在線查閱電子檔案內容，自動形成借閱登記臺帳，便于檔案員統計分析。檔案歸檔組卷更加有效。利用文書、審計電子文件自動捕獲功能，實現文件批量歸檔組卷，電子文件的命名、格式轉換、OCR識別、元數據抽取、質量檢查校驗、物理存儲等一系列動作由系統自動完成。檔案管理更加規范。按照系統內置規范，各環節責任分明，系統嚴格按照規則對檔案文件命名，使每一件檔案能夠被有效識別。
四是可推廣性強。系統基于“金審工程”二期RONE開放平臺開發設計，與OA、AO系統無縫對接，可在審計機關復制推廣。該系統的設計理念、創新技術、資源和制度建設等對于審計系統外的單位而言均有一定的借鑒意義。2016年在全國審計機關率先實現數字檔案全覆蓋，目前，該局利用自身優勢，將檔案信息化工作向全市審計機關復制、推廣，近期11個區審計局全部達標省5A級數字檔案室，為市區兩級檔案資源互聯互通、共享利用打下了堅實基礎。（劉鳳翔 葛宏）
